Binnen veel organisaties bestaat er nog steeds een verrassend handmatig proces: het verwerken van facturen en bonnetjes. Ondanks alle digitale systemen worden facturen nog vaak per e-mail ontvangen, soms zelfs als foto of scan van een handgeschreven bon. Vervolgens moet iemand deze gegevens handmatig overtypen in het financiële systeem.

Voor één van onze klanten betekende dit dat twee medewerkers vrijwel fulltime bezig waren met het overtypen van factuurgegevens in AFAS Profit.

Dat kon efficiënter.

Daarom hebben wij met Flowmage een slimme automatisering gebouwd die inkomende facturen automatisch verwerkt met behulp van AI.

Het probleem: factuurverwerking kost enorm veel tijd

De klant ontving dagelijks een grote hoeveelheid facturen en bonnetjes via e-mail. Denk aan:

•       PDF-facturen van leveranciers

•       Scans van bonnetjes

•       Foto’s van handgeschreven bonnen

•       Digitale facturen in verschillende formats

Het verwerkingsproces zag er ongeveer zo uit:

1.     Facturen komen binnen via een gedeelde mailbox.

2.     Een medewerker opent elke e-mail handmatig.

3.     De factuur wordt gedownload.

4.     Belangrijke gegevens worden overgetypt in AFAS Profit.

5.     De factuur wordt in een workflow geplaatst.

Dit lijkt op het eerste gezicht misschien eenvoudig, maar bij honderden facturen per week wordt het een zeer tijdrovend proces. Daarnaast ontstaan er ook andere problemen:

•       Typfouten bij het overnemen van bedragen of factuurnummers

•       Vertraging in de financiële administratie

•       Medewerkers die vooral repetitief werk uitvoeren

•       Geen schaalbaarheid wanneer het aantal facturen groeit

Kortom: een proces dat perfect geschikt is voor automatisering.

De oplossing: slimme factuurverwerking met Flowmage

Met Flowmage hebben wij een automatisering ontwikkeld die facturen volledig automatisch verwerkt, vóórdat ze in AFAS Profit terechtkomen. De automatisering bestaat uit een combinatie van mailboxintegratie, documentanalyse, AI-herkenning en workflowautomatisering.

Het resultaat: facturen worden automatisch voorbereid voor verwerking in AFAS. De financiële medewerker hoeft alleen nog maar een controle te doen in plaats van alles handmatig in te voeren.

Hoe de Flowmage-automatisering werkt

De automatisering bestaat uit een aantal slimme stappen die samen zorgen voor een volledig geautomatiseerde factuurverwerking.

Stap 1: Automatisch uitlezen van de mailbox

Flowmage monitort continu een speciale mailbox waar facturen binnenkomen. Zodra een nieuwe e-mail arriveert, wordt deze automatisch opgehaald. Alle bijlagen worden gedownload en relevante documenten: zoals PDF-facturen, afbeeldingen en scans van bonnetjes, worden geïdentificeerd.

De medewerker hoeft dus nooit meer handmatig e-mails te openen of bestanden te downloaden.

Stap 2: Documentanalyse

De bijlagen worden vervolgens door Flowmage geanalyseerd. Het systeem bepaalt welk type document het is, of het een factuur of bon betreft en welke pagina’s relevant zijn. Vervolgens wordt de inhoud voorbereid voor AI-verwerking.

Stap 3: AI-herkenning met een lokaal LLM

Hier komt de echte kracht van de oplossing naar voren. Flowmage gebruikt een lokaal draaiend AI-model (LLM) om de factuur te analyseren. Dit model draait volledig binnen de infrastructuur van de klant, waardoor er géén gevoelige financiële data naar externe AI-diensten wordt gestuurd.

De AI herkent automatisch belangrijke gegevens zoals:

•       Factuurnummer en factuurdatum

•       Leverancier

•       Totaalbedrag en btw-bedrag

•       Omschrijving en betaalreferentie

Het bijzondere is dat het model ook uitstekend overweg kan met slecht gescande documenten, verschillende factuurlayouts en zelfs handgeschreven bonnetjes. Hierdoor ontstaat een slimme scan-en-herkenoplossing die veel flexibeler is dan traditionele OCR-systemen.

Stap 4: Structureren van de factuurdata

De herkende gegevens worden vervolgens omgezet naar een gestructureerd formaat. Flowmage creëert een duidelijke datastructuur die direct geschikt is voor verwerking in AFAS Profit. Denk aan crediteurgegevens, factuurregels, bedragen en btw-codes. Hierdoor kan de factuur automatisch in het juiste verwerkingsproces worden geplaatst.

Stap 5: Automatisch starten van de AFAS-workflow

De laatste stap is de koppeling met AFAS Profit. Via de AFAS API wordt automatisch een workflow-item aangemaakt. De financiële medewerker ziet daar een factuur die al grotendeels is ingevuld. De medewerker hoeft alleen nog de gegevens te controleren, eventueel kleine correcties te doen en de factuur goed te keuren.

Het overtypen van gegevens is volledig verdwenen.

Het resultaat: van invoerwerk naar controlewerk

Waar voorheen twee medewerkers dagelijks bezig waren met het overtypen van facturen, is dit werk nu vrijwel volledig geautomatiseerd. De voordelen zijn duidelijk:

•       Enorme tijdsbesparing op de financiële administratie

•       Aanzienlijk minder kans op fouten

•       Snellere verwerking van facturen

•       Medewerkers kunnen zich richten op controle en analyse

•       Een schaalbare administratie die meegroeit met de organisatie

In plaats van repetitief invoerwerk kunnen medewerkers zich nu richten op taken die daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie.

Waarom lokale AI belangrijk is

Een belangrijk onderdeel van deze oplossing is dat de AI lokaal draait. Veel AI-oplossingen sturen documenten naar externe diensten in de cloud. Bij financiële documenten kan dat echter privacy- en compliancerisico’s opleveren.

Bij onze aanpak draait de AI lokaal, blijft alle data binnen de organisatie en is er geen externe AI-verwerking nodig. De klant behoudt volledige controle over de gegevens. Dit past perfect bij organisaties die waarde hechten aan dataveiligheid en compliance.

Flowmage als automatiseringsplatform

Deze oplossing is gebouwd met Flowmage, ons automatiseringsplatform voor bedrijfsprocessen. Met Flowmage kunnen organisaties systemen koppelen, processen automatiseren, AI inzetten binnen workflows en handmatige taken elimineren, zonder complexe maatwerksoftware of zware implementaties.

De factuurverwerking is slechts één voorbeeld van wat er mogelijk is met het platform.

Ook handmatige processen automatiseren?

Veel organisaties hebben nog verborgen processen die dagelijks veel tijd kosten. Denk aan documentverwerking, e-mailworkflows, HR-processen, CRM-synchronisatie en factuurverwerking.

Met slimme automatisering en AI kunnen deze processen vaak veel efficiënter worden ingericht.

Benieuwd wat er mogelijk is binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.