Automatiseer je offerteaanvragen en reageer sneller op potentiële klanten
Automatiseer offerteaanvragen met Flowmage. Reageer sneller op leads, verminder handmatig werk en zorg voor een gestroomlijnde opvolging van elke aanvraag.
Automatiseer je offerteaanvragen en reageer sneller op potentiële klanten
Organisaties investeren in marketing, campagnes en hun website om nieuwe leads binnen te halen. Wanneer een potentiële klant vervolgens een offerteaanvraag indient, verwacht deze doorgaans binnen afzienbare tijd een reactie.
Voordat een medewerker daadwerkelijk contact opneemt, moeten echter vaak eerst verschillende administratieve stappen worden uitgevoerd.
De aanvraag moet worden geregistreerd, toegewezen aan de juiste medewerker en opgevolgd. In sommige organisaties wordt daarnaast aanvullende informatie vastgelegd in een CRM-systeem of wordt een taak aangemaakt om de voortgang te bewaken.
Op zichzelf zijn dit geen ingewikkelde werkzaamheden. Wanneer dezelfde stappen echter bij iedere aanvraag terugkomen, kan de benodigde tijd aanzienlijk oplopen.
Bovendien ontstaat er afhankelijkheid van individuele medewerkers. Wanneer een aanvraag niet direct wordt opgepakt, een taak niet wordt aangemaakt of informatie op meerdere plekken moet worden bijgewerkt, kan de opvolging vertraging oplopen. Juist daardoor duurt het soms langer voordat een potentiële klant een reactie ontvangt.
Een snelle opvolging is belangrijk
Een offerteaanvraag is vaak een signaal dat een potentiële klant actief op zoek is naar een oplossing. Op dat moment wil je voorkomen dat een aanvraag onnodig blijft wachten op verwerking. Toch zijn er organisaties waar een vaste werkwijze voor de opvolging van aanvragen ontbreekt.
Wie pakt de aanvraag op? Is er al contact opgenomen? Staat er nog een actie open? En hoe lang wacht de klant inmiddels op een reactie? Naarmate het aantal aanvragen groeit, wordt het lastiger om dit handmatig te bewaken.
Hoe Flowmage kan helpen
Met Flowmage kan de verwerking van offerteaanvragen enigszins geautomatiseerd worden. Flowmage kan namelijk systemen koppelen via onder andere REST, SOAP, webhooks, databases en native connectors. Ook ondersteunt het triggers, dataverwerking, validatie en acties binnen workflows.
In geval van de offerteaanvraag ziet dit er als volgt uit. Zodra een potentiële klant een offerteaanvraag via de website indient, ontvangt Flowmage de gegevens uit het formulier. Op basis van vooraf ingestelde regels bepaalt het platform vervolgens welke vervolgstappen moeten worden uitgevoerd.
De aanvraag kan bijvoorbeeld automatisch worden geregistreerd in een CRM-systeem, zodat gegevens niet handmatig hoeven te worden overgenomen. Vervolgens kan de aanvraag worden toegewezen aan de juiste medewerker of afdeling. Daarbij kan rekening worden gehouden met criteria zoals het type aanvraag, de dienst waarin interesse wordt getoond of de regio van de aanvrager.
Tegelijkertijd kan Flowmage een taak aanmaken voor opvolging en de verantwoordelijke medewerker informeren via bijvoorbeeld e-mail of Microsoft Teams. Hierdoor is direct duidelijk wie verantwoordelijk is voor de verdere afhandeling van de aanvraag.
Ook de voortgang kan worden bewaakt. Wanneer een aanvraag niet binnen de afgesproken termijn wordt opgepakt, kan automatisch een herinnering worden verstuurd. Op die manier wordt de kans kleiner dat aanvragen tussen mailboxen, spreadsheets of verschillende systemen blijven hangen.
Het resultaat is een proces waarbij minder administratieve handelingen nodig zijn, informatie niet meerdere keren hoeft te worden ingevoerd en de opvolging van offerteaanvragen beter beheersbaar wordt. Hierdoor kunnen medewerkers meer tijd besteden aan klantcontact en het uitwerken van offertes, in plaats van aan terugkerende administratieve werkzaamheden.
Meer overzicht in het verkoopproces
Naast tijdsbesparing zorgt automatisering ook voor meer inzicht. Wanneer iedere aanvraag via dezelfde workflow wordt verwerkt, ontstaat er een duidelijk overzicht van openstaande aanvragen, uitgevoerde acties en eventuele vertragingen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om processen te verbeteren en sneller te reageren op potentiële klanten.
Benieuwd hoe jouw organisatie offerteaanvragen slimmer kan verwerken? Neem dan contact met ons op.