Waarom steeds meer organisaties hun bedrijfsprocessen automatiseren
Veel organisaties verliezen dagelijks tijd aan handmatige administratieve werkzaamheden tussen verschillende systemen. Door bedrijfsprocessen te automatiseren kunnen fouten worden verminderd, efficiëntie worden verhoogd en medewerkers zich richten op werkzaamheden die écht waarde toevoegen. In dit artikel lees je waarom procesautomatisering steeds belangrijker wordt en hoe low-code platforms zoals Flowmage daarbij helpen.
Veel organisaties werken tegenwoordig met verschillende softwarepakketten. Denk aan HR-software, boekhoudpakketten, recruitmentsystemen, Microsoft 365 en andere bedrijfsapplicaties. Hoewel deze systemen afzonderlijk goed functioneren, verloopt een groot deel van de werkzaamheden tussen deze systemen nog steeds handmatig.
Medewerkers moeten gegevens overnemen, informatie controleren, updates doorvoeren of dezelfde gegevens meerdere keren invoeren. Vooral bij administratieve processen komt dit veel voor.
Op het eerste gezicht lijken dit kleine werkzaamheden. In de praktijk kosten ze echter veel tijd. Bovendien neemt de kans op fouten toe wanneer gegevens handmatig worden verwerkt. Een vergeten update, een verkeerde invoer of een gemiste controle kan leiden tot extra werk en vertraging in het proces.
Vooral binnen HR, finance, recruitment en IT zijn dit herkenbare uitdagingen.
Waarom veel bedrijfsprocessen nog handmatig verlopen
In veel organisaties bestaan processen uit losse stappen die door verschillende medewerkers worden uitgevoerd. Vaak moeten gegevens worden overgenomen van het ene systeem naar het andere of moeten medewerkers controleren of alle acties correct zijn uitgevoerd.
Neem bijvoorbeeld een nieuwe medewerker die in dienst komt. Nadat deze medewerker is geregistreerd in het HR-systeem, moeten vaak nog meerdere handelingen plaatsvinden. Accounts moeten worden aangemaakt, toegangsrechten ingesteld, licenties toegewezen en interne meldingen verstuurd.
Hetzelfde zien we bij:
factuurverwerking;
recruitmentprocessen;
gebruikersbeheer;
administratieve controles;
rapportages.
Veel van deze werkzaamheden volgen telkens dezelfde stappen en verlopen volgens vaste regels.
Welke processen zijn geschikt voor automatisering?
Niet ieder proces kan of hoeft geautomatiseerd te worden. Processen die afhankelijk zijn van menselijk inzicht, creativiteit of persoonlijk contact blijven mensenwerk.
Anders ligt dat bij werkzaamheden die:
regelmatig terugkomen;
volgens een vaste volgorde verlopen;
gebaseerd zijn op vooraf bepaalde regels;
gegevens uitwisselen tussen systemen.
Juist dit soort processen lenen zich goed voor automatisering.
Wanneer een proces voorspelbaar is en steeds dezelfde stappen bevat, ontstaat vaak een kans om tijd te besparen en fouten te verminderen.
Waarom organisaties steeds vaker kiezen voor procesautomatisering
De druk op organisaties neemt toe. Teams moeten meer werk verzetten, terwijl de beschikbare capaciteit vaak gelijk blijft. Tegelijkertijd groeit het aantal systemen waarmee medewerkers dagelijks werken.
Daardoor besteden veel medewerkers een aanzienlijk deel van hun werkdag aan administratieve werkzaamheden die weinig directe waarde toevoegen.
Een recruiter wil zich bezighouden met kandidaten, niet met het handmatig versturen van statusupdates. Een HR-medewerker wil medewerkers ondersteunen, niet telkens opnieuw accounts aanmaken in verschillende systemen. En een financiële medewerker wil zich richten op uitzonderingen en controles, niet op routinematige gegevensverwerking.
Steeds meer organisaties kijken daarom naar manieren om deze werkzaamheden slimmer in te richten.
De rol van low-code automatisering
Lange tijd werd procesautomatisering vooral geassocieerd met complexe IT-projecten, maatwerksoftware en uitgebreide ontwikkeltrajecten. Daardoor werd automatisering vaak gezien als iets dat alleen haalbaar was voor grote organisaties met ruime IT-capaciteit.
Dat beeld verandert.
Steeds meer organisaties zoeken naar oplossingen waarmee processen sneller kunnen worden geautomatiseerd zonder langdurige ontwikkeltrajecten. Hierdoor wordt automatisering ook bereikbaar voor teams die niet beschikken over uitgebreide technische kennis.
Low-code platforms spelen hierin een belangrijke rol. Met behulp van visuele bouwblokken kunnen processen worden ingericht zonder dat hiervoor veel programmeerkennis nodig is.
Hoe Flowmage hierbij ondersteunt
Vanuit die behoefte is Flowmage ontwikkeld.
Flowmage is een Nederlands low-code automatiseringsplatform waarmee organisaties bedrijfsprocessen kunnen automatiseren zonder uitgebreide programmeerkennis. Het platform maakt gebruik van een visuele workflow-builder waarmee processen stap voor stap kunnen worden ingericht via drag-and-drop.
Organisaties kunnen Flowmage onder andere inzetten voor:
Onboarding- en offboardingprocessen;
Factuurverwerking;
Recruitmentworkflows;
Gebruikersbeheer;
Administratieve processen tussen verschillende systemen.
Hierdoor kunnen werkzaamheden die nu nog handmatig worden uitgevoerd grotendeels worden gestroomlijnd.
Wil je weten welke processen binnen jouw organisatie geautomatiseerd kunnen worden? Neem contact met ons op of plan een vrijblijvende demo. We laten graag zien waar de grootste kansen liggen