Klantverhalen laten zien hoe onze oplossingen in de praktijk werken en welke resultaten bedrijven daarmee bereiken. Een goed voorbeeld is onze samenwerking met ProZZPect, het bedrijf achter zzp-opdrachten.nl. Via dit aanbestedingsplatform helpt ProZZPect zelfstandige professionals al 15 jaar bij het vinden van opdrachten bij overheidsorganisaties en het doorlopen van de bijbehorende procedures.
ProZZPect gebruikt een Applicant Tracking System (ATS) om kandidaten, documenten en deadlines te beheren. Toch moeten medewerkers verrassend veel werkzaamheden handmatig uitvoeren. Iedere dag opnieuw. Dit kost zeker 1 tot 2 uur op dagbasis. Wie elke dag exact dezelfde handelingen moet uitvoeren, weet hoe demotiverend, tijdrovend, en inefficiënt dit is.
ProZZPect kijkt positief terug op de samenwerking met Connect Stuff en is tevreden over de oplossingen die samen zijn ontwikkeld. Die waardering is wederzijds. ProZZPect is namelijk een betrokken klant die openstaat voor nieuwe ideeën en die actief meedenkt over oplossingen die in de praktijk werken.
Pjotr Sen, directeur van ProZZPect, deelt in deze klantcase zijn ervaringen. Hij gaat in op hoe automatisering het werk binnen ProZZPect heeft veranderd en waarom de samenwerking voor zijn organisatie van waarde is. Dankzij de automatiseringen bespaart ProZZPect 80% van de tijd die voorheen aan verschillende handmatige werkzaamheden werd besteed.
De organisatie
Aanbestedingsplatform
ProZZPect is het bedrijf achter zzp-opdrachten.nl, het aanbestedingsplatform dat al 15 jaar actief is. Het levert aan de overheid zelfstandigen in de vorm van detachering of ZZP.
Wanneer ministeries, gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsorganisaties tijdelijk externe expertise nodig hebben, worden deze opdrachten via inhuur- en aanbestedingsplatformen gepubliceerd. ProZZPect verzamelt en stroomlijnt dit proces, maakt het toegankelijk, inzichtelijk en helpt zelfstandige professionals om passende opdrachten te vinden en de bijbehorende procedure soepel te doorlopen.
Volgens Sen zijn er meer dan 200 platformen en brokers waarop dergelijke opdrachten verschijnen. Voor zelfstandigen is het daardoor lastig om overzicht te houden en bij iedere aanbesteding de juiste informatie aan te leveren. ProZZPect neemt een deel van die complexiteit weg.
Wij doen een deel van het beoordelingsproces en versimpelen de hele aanbestedingsprocedure voor zzp'ers.
De uitdaging
ATS
Binnen ProZZPect wordt er gewerkt met de Applicant Tracking System (ATS) dat heel populair is binnen de recruitment. ATS is een software om de progressie van kandidaten te monitoren. Volgens Sen is dat een goed werkend systeem. Echter is het niet ingericht om de specifieke behoeften van bedrijven te vervullen.
Waar ProZZPect vooral mee kampte, was dat verschillende werkzaamheden rondom het ATS-systeem handmatig moesten worden uitgevoerd.
Zo controleerden medewerkers dagelijks welke kandidaten nog documenten moesten aanleveren. Ze verstuurden herinneringen, liepen openstaande vragen na, hielden opdrachten actueel en sloten procedures af. Zelfs het doorzetten van een profiel naar een volgende fase kon afhangen van een knop die je telkens handmatig moest indrukken. Alles bij elkaar kostte dit ongeveer 1 tot 2 uur per dag. “Zo verlies je onnodig veel tijd.”
Connect Stuff ontwikkelde maatwerkkoppelingen voor ProZZPect waarmee 80% van al het handmatig werk geautomatiseerd is.
De oplossing
Dynamische opvolging van reminders
Een belangrijk knelpunt was de opvolging van kandidaten voor het completeren van het aanmeldingsformulier. Voorheen kwamen reacties van kandidaten automatisch binnen in het ATS, maar moesten medewerkers vrijwel alle vervolgstappen zelf uitvoeren. Het ATS-systeem kon slechts één standaardherinnering versturen en bood geen mogelijkheid om op verschillende momenten aangepaste e-mails te verzenden.
ProZZPect had juist behoefte aan meerdere herinneringen op vaste momenten, met een inhoud die veranderde naarmate de deadline dichterbij kwam. Alhoewel een kandidaat na de aanmelding meteen een bevestiging met alle items en vragenlijst ontvangt, gebeurt het vaker dat niet alle benodigde documenten binnen de gestelde tijd worden geüpload. Omdat kandidaten niet altijd de tijd hebben om alles meteen in te vullen, bouwde Connect Stuff een opvolging in het ATS. Zolang de aanmelding nog niet is afgerond, ontvangt de kandidaat om de 2 dagen een vriendelijke herinnering. De inhoud van deze berichten verandert naarmate de deadline dichterbij komt en maakt steeds duidelijker wat er nog nodig is om de procedure op tijd af te ronden. Vlak voor het verstrijken van de deadline wordt automatisch een laatste bericht verstuurd. Daarna wordt de procedure afgesloten.
Ook wordt nu automatisch bijgehouden van welke kandidaten nog geen reactie of informatie is ontvangen. Sen merkt dat kandidaten hierdoor sneller reageren en duidelijker door het proces worden begeleid. Medewerkers hoeven niet langer iedere kandidaat afzonderlijk te controleren en op te volgen.
Dat is iets wat de ATS niet in staat is te doen. En we zitten nu op het punt dat we ook grotere automatiseringen gaan doen waarbij hele onderdelen van de ATS vervangen gaan worden.
De oplossing
Van losse Word-bestanden naar bruikbare dossiers
Bij een aanbesteding moeten kandidaten gedocumenteerd aantonen of zij aan specifieke eisen voldoen. Voorheen gebeurde dit via losse Word-bestanden. Medewerkers moesten de informatie daarna zelf controleren, ordenen en in de juiste opmaak zetten.
Connect Stuff ontwikkelde een digitaal vragenformulier waarin gegevens uit de ATS automatisch worden verwerkt. Kandidaten leveren daarin de benodigde informatie aan. De antwoorden worden gestructureerd verzameld en direct verwerkt in documenten die aansluiten op de huisstijl en werkwijze van ProZZPect.
Daardoor is de handmatige druk afgenomen en hoeft er geen tijd verspild te worden aan de opmaak. Op die manier ontvangt ook de eindklant een overzichtelijker dossier.
Onze hele aanmelding is nu volledig geautomatiseerd, zonder dat het geautomatiseerd aanvoelt. Ook een groot deel van de opmaak hoeven we niet meer zelf te doen. Dit maakt het voor onze kandidaten nog makkelijker en inzichtelijk.
Het resultaat
Resultaat
ProZZPect ontvangt gemiddeld 10 tot 20 aanmeldingen per dag. Daarnaast staan doorgaans 30 tot 50 kandidaten in de wachtrij omdat zij nog iets moeten aanleveren. De automatisering zorgt ervoor dat 50 tot 60 e-mails per dag verstuurd worden. Waar een medewerker voorheen dagelijks 1 tot 2 uren nodig had om deze stappen te controleren en uit te voeren, verloopt het proces nu grotendeels automatisch. Volgens Sen is daarmee 80% van de tijd weggenomen die voorheen aan handmatige werkzaamheden werd besteed. De winst zit niet alleen in uren, maar ook in rust en betrouwbaarheid: de opvolging loopt door zonder dat iemand voortdurend hoeft te controleren of de benodigde informatie is aangeleverd.
Sen geeft aan dat Connect Stuff elke wens heeft omgezet in automatisering.
Op vrijwel iedere vraag over wat er mogelijk was, kregen we hetzelfde antwoord: Ja, dat gaan we doen!
De samenwerking
Snelheid en bereikbaarheid
Voor Sen is niet alleen de techniek bepalend, maar ook de ondersteuning erachter. Automatisering voorkomt veel menselijke fouten, maar een technische koppeling/automatisering verloopt ook niet altijd feilloos. Wat daar dan doorslaggevend is, is hoe snel het technisch probleem opgelost wordt.
Dat is iets wat ervoor zorgt dat Sen bij Connect Stuff blijft terugkomen.
Mensen maken fouten. Computers iets minder. Maar als er technisch iets fout gaat, wordt het vaak snel opgelost. Je krijgt binnen 10 minuten een reactie en binnen een dag een oplossing. Die snelheid waarderen wij enorm, want dat kan niet iedere partij bieden.
Digitale autonomie
Voorkeur voor Nederlands of Europees maatwerk
De directeur van ProZZPect voert aan dat hij voorheen nauwelijks stilstond bij de herkomst van technologie. Veel cloud- en AI-diensten zijn afkomstig van Amerikaanse leveranciers. Door geopolitieke ontwikkelingen en de groeiende discussie over digitale autonomie is hij daar anders naar gaan kijken. Vooral de berichtgeving over de voorgenomen overname van Solvinity door het Amerikaanse Kyndryl maakte hem waakzaam.
Solvinity beheert de infrastructuur waarop DigiD draait, waardoor de voorgenomen overname leidde tot zorgen over de afhankelijkheid van niet-Europese partijen bij vitale overheidsdiensten.
Zolang de kwaliteit gelijk blijft, gaat de voorkeur van Sen uit naar een volledig Nederlandse of Europese partij met voldoende Nederlandstalige medewerkers. De korte lijnen, snelle ondersteuning en kennis van de lokale context is iets wat voor Sen belangrijk is.