Klantverhalen laten zien hoe onze oplossingen in de praktijk werken en welke resultaten bedrijven daarmee bereiken. Een goed voorbeeld is onze samenwerking met Tender-Link. Dit bedrijf verbindt zelfstandige professionals en detacheringskandidaten met opdrachten bij gemeenten en andere overheidsorganisaties. Omdat het platform grote aantallen opdrachten en reacties verwerkt, zijn snelheid en schaalbaarheid belangrijk. Automatisering helpt Tender-Link om daarin meer resultaat te behalen.
Tender-Link gebruikt de Applicant Tracking System (ATS) van Carerix om kandidaten, documenten en deadlines te beheren. Omdat ATS een standaardsoftware is, biedt het niet de mogelijkheid om dit systeem te personaliseren naar bedrijfsspecifieke wensen.
Tender-Link kijkt positief terug op de samenwerking met Connect Stuff en is tevreden over de oplossingen die samen zijn ontwikkeld. Die waardering is wederzijds. Tender-Link is namelijk een betrokken klant die openstaat voor nieuwe ideeën en die actief meedenkt over oplossingen die in de praktijk werken.
Ivan Sen, oprichter en directeur van Tender-Link, deelt in deze klantcase zijn ervaringen. Hij gaat in op hoe automatisering het werk binnen zijn bedrijf heeft veranderd. Dankzij de automatisering is Tender-Link van 1.000 opdrachten per maand gestegen naar meer dan 1.500 opdrachten per maand.
De aanleiding
Behoefte aan personalisering
Ongeveer 3 jaar geleden begon Ivan met dit bedrijf. Vanaf het begin zag hij mogelijkheden om de digitale werkwijze zo efficiënt mogelijk in te richten. Door de beperkingen van de ATS heeft hij toen al automatiseringen doorgevoerd in samenwerking met Carerix. Deze eerste automatiseringen hielpen Tender-Link om terugkerende werkzaamheden te vereenvoudigen en opdrachten sneller te verwerken.
Hij verlangde echter naar wat meer complexe automatiseringen die bij Carerix niet mogelijk waren. En uiteindelijk kwam hij terecht bij Connect Stuff. Daarbij zocht hij vooral naar oplossingen die afgestemd konden worden op de specifieke processen en behoeften van Tender-Link. Ook wilde hij verschillende onderdelen van de werkwijze beter met elkaar verbinden, zodat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan handmatige handelingen.
Door processen slim in te richten en verschillende werkzaamheden te automatiseren, ontstond een stevige basis voor het verwerken en aanbieden van een groeiend aantal opdrachten.
De oplossing
Job Pipeline voor versnellen van opdrachten
Het plaatsen van nieuwe opdrachten bestond voorheen uit verschillende handmatige stappen. Om dit proces efficiënter en beter schaalbaar te maken, ontwikkelde Connect Stuff voor Tender-Link de Job Pipeline. Daarbij verzamelt een crawler automatisch nieuwe opdrachten en brengt deze samen in een centraal portaal. De backoffice controleert de inhoud, vult ontbrekende informatie aan en past gegevens aan waar nodig is. Na deze controle worden de opdrachten automatisch in de bestaande werkomgeving geplaatst.
Door deze werkwijze ligt de nadruk binnen de backoffice minder op handmatige invoer en meer op het bewaken van de kwaliteit. Automatische meldingen geven aan wanneer informatie ontbreekt of waar extra aandacht nodig is. Menselijke controle blijft daarmee een belangrijk onderdeel van het proces, terwijl de repetitieve handelingen geautomatiseerd zijn en de werkdruk daardoor is afgenomen.
De Job Pipeline heeft de productiviteit van Tender-Link aanzienlijk vergroot. Waar dit proces voorheen ongeveer 32 uur per week in beslag nam, is dat nu circa 28 uur. Tegelijkertijd steeg het aantal geplaatste opdrachten van ongeveer 1.000 naar meer dan 1.500 per maand.
Omgerekend per gewerkt uur betekent dit een productiviteitsgroei van ongeveer 70%.
Hierdoor kan Tender-Link meer opdrachten verwerken, terwijl de aandacht voor volledigheid en kwaliteit behouden blijft.
In ontwikkeling
AI-recruiter voor verhogen productiviteit
Naast de Job Pipeline wordt er momenteel gewerkt aan nog een automatisering: AI-recruiter. Met de AI-recruiter wordt de ideale kandidaat gematcht met wat de opdrachtgever vraagt. De AI-recruiter vergelijkt de eisen van een opdracht met de cv's die in het systeem zijn opgeslagen. Op basis daarvan brengt de AI-tool kandidaten naar voren van wie de kennis en ervaring aansluiten bij de betreffende functie.
Voorheen bestond dit uit verschillende handmatige stappen. Een recruiter bekeek de functie-eisen, doorzocht beschikbare cv's en beoordeelde welke kandidaten mogelijk geschikt waren. De AI-recruiter ondersteunt dit proces door grote aantallen cv's automatisch te analyseren en passende profielen te selecteren. Via vaste berichtentemplates en een koppeling met WhatsApp kunnen vervolgens ook de contactmomenten worden voorbereid. Hierdoor ontstaat er meer ruimte voor het inhoudelijke contact met kandidaten.
De AI-recruiter bevindt zich nog in de ontwikkel- en testfase en wordt daarom nog niet ingezet binnen het dagelijkse recruitmentproces. De eerste tests laten volgens Tender-Link wel veelbelovende resultaten zien.
Ons platform werkt echt op massa draaien en soms mogen we maar 1 kandidaat aanbieden per opdracht. En wat de opdrachtgever vraagt, dat is precies wat geleverd moet worden.
Dat is ook de reden voor het automatiseren van dit proces.
De AI-recruiter helpt Tender-Link om alle beschikbare profielen op dezelfde manier te vergelijken en de best passende kandidaten te selecteren. Hierdoor wordt de kans kleiner dat een geschikt profiel onbedoeld buiten beeld blijft. Alleen de professionals die het sterkst aansluiten op de opdracht ontvangen vervolgens een bericht. Zo wordt het selectieproces sneller, consistenter en gerichter.
De oplossing
Aanmeldproces vereenvoudigd
Ook het aanmelden op een opdracht is vereenvoudigd. Voorheen ontvingen kandidaten per e-mail bestanden die ze moesten downloaden, invullen en vervolgens weer terugsturen. Connect Stuff heeft een aanmeldportaal ontwikkeld waarin kandidaten alle informatie direct online kunnen invullen. De kandidaten kunnen dus hun reactie rechtstreeks via de website indienen. Dit maakt het aanmeldproces overzichtelijker en verlaagt de kans op ontbrekende informatie.
Ook de voorbereiding op een sollicitatiegesprek bevatte verschillende terugkerende handelingen. Wanneer een kandidaat werd uitgenodigd, stuurde een medewerker een dag voor het gesprek handmatig een e-mail met een herinnering, de locatie en de benodigde documenten. Connect Stuff heeft dit proces gekoppeld aan de bestaande digitale werkomgeving. Zodra de datum en gegevens van het gesprek worden vastgelegd, wordt op het juiste moment automatisch een e-mail naar de kandidaat verstuurd. Kandidaten ontvangen daardoor tijdig alle relevante informatie.
De samenwerking
Korte communicatielijnen bij Connect Stuff
De service is extreem goed! Want als wij ergens tegenaan lopen en meteen bellen, dan wordt er in 9 van de 10 keer opgenomen. En meer dan de helft van die keren wordt het dezelfde dag opgepakt en is het probleem opgelost. Die korte communicatielijnen vind ik belangrijk.
Wat Ivan een trouwe klant maakt, is onze manier van werken.
Bij Connect Stuff krijgen de klanten een vaste persoon uit het supportteam. Doordoor hoeft een klant niet telkens met een andere medewerker te schakelen en de situatie opnieuw uit te leggen. Voor Tender-Link is Mae Barnhoorn het vaste aanspreekpunt. Zij is nauw betrokken bij het bouwen en verder ontwikkelen van de automatiseringen en kent daardoor de werkwijze en technische omgeving van Tender-Link goed. Ivan ervaart haar als vriendelijk, efficiënt en positief.
Dat Connect Stuff een Nederlands bedrijf is, is iets wat Ivan als een pluspunt beschouwd. Hij werkt bewust met zoveel mogelijk Nederlandse technologiepartners. Dat zorgt er namelijk voor dat er geen taalbarrières zijn en de communicatielijnen kort zijn. Dat Connect Stuff als Nederlands bedrijf binnen de Europese wet- en regelgeving opereert, geeft Ivan extra vertrouwen in de continuïteit en toekomstbestendigheid van de automatiseringen. Voor Ivan is de keuze voor Nederlandse leveranciers daarom niet alleen praktisch, maar ook een bewuste strategische afweging.